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„Wenn Sie Ihre Archive auslagern, sparen Sie Zeit und Geld“

Archivmanagement

Unsere auf die Archivierung von Dokumenten spezialisierte Abteilung stellt Ihnen Fachleute zur Verfügung, um Sie bei der Verwaltung Ihrer Archive zu begleiten. Wir bieten Ihnen mehr als einen Lagerplatz: eine ganze Strategie zum Dokumentenmanagement, das Voraussetzung ist für Effektivität und Einhaltung der gesetzlichen Regelungen für Ihre Organisation.

Wir sind Mitglied der internationalen Vereinigung PRISM (Professional Records and Information Services Management), die Unternehmen vereint, die sich auf das Archivmanagement in der ganzen Welt spezialisiert haben. Dank dieses Partnernetzwerks können wir auf weltweite Ausschreibungen antworten und Ihnen somit globale Lösungen anbieten.

Unser Ziel: Lieferung von Leistungen für die gesamte Lebensdauer Ihrer Dokumente, begonnen bei ihrer Entstehung bis zu ihrer endgültigen Vernichtung. Je nach Ihren Bedürfnissen bieten wir Ihnen ein personalisiertes Angebot, das nur die für Sie wichtigen Dienstleistungen umfasst.

Übernahme der Archive

Unser Team übernimmt Ihre Archive an ihrem Lagerplatz und kann die folgende Leistung ganz oder teilweise erbringen: Etikettierung, Bestandsaufnahme, Verpackung und Scannen der Barcodes. Ihre Archive werden danach in unsere Fahrzeuge geladen und zu unseren Lagerräumen überführt.

  • Ordnen

Nach Ihren Anweisungen können wir die zu vernichtenden Archive von denen trennen, die zum Zeitpunkt der Übernahme aufbewahrt werden müssen, und damit eine sofortige Anpassung der Lagerkosten garantieren. Wir sortieren dann die Archive nach der Abteilung und ihrem Ursprungsjahr, um die künftigen Konsultationen und/oder Vernichtungen zu erleichtern.

  • Verpackung

Wir liefern Kisten und Kartons für Archive, um optimale Bedingungen zur Aufbewahrung zu gewährleisten.

  • Etikettierung und Inventur

Die Archiveinheiten erhalten einen einzigartigen Barcode, mit dem wir sie jederzeit in unseren Lagern lokalisieren und die Historie ihrer Bewegungen in unsere Datenbank aufnehmen können. Die Bestandsaufnahme kann je nach Ihren Wünschen von Ihnen oder von unserem Archivar-Team übernommen werden.

Gesicherte Lagerung

Wir bieten Ihnen optimale Bedingungen für die Lagerung Ihrer Archive dank gesicherter Räume und einer präzisen digitalen Überwachung. Unsere Lösungen zur Lagerung passen sich Ihren Bedürfnissen an und garantieren Ihnen optimierte Lagerungskosten sowie eine bessere Zugänglichkeit zu Ihren Archiven.

  • Gesicherte Räume

    Unsere Räume für die Archivlagerung befinden sich in den Kantonen Genf und Waadt und sind dadurch ideal platziert, um Genf, Lausanne, Neuenburg und Freiburg schnell zu erreichen. Alle entsprechen denselben Sicherheitsanforderungen:

    • Brandschutz und Überflutungsschutz
    • Alarmzentrale
    • Einbruchhemmendes System
    • Überwachung rund um die Uhr an 7 Tagen der Woche dank eines Alarmsystems, das mit einer Sicherheitsfirma verbunden ist
    • Ständige Kontrolle der Luftfeuchte dank eines Sondensystems
    • Kontrollierte Zugänge, nur begrenzt auf die dazu berechtigten Personen
  • Lösungen zur Lagerung - massgeschneidert

    Gesonderter Bereich für Ihre streng vertraulichen Archive :

    • Alle Ihre Archive zusammen in ein und demselben Schrank
    • Zugang nur für dazu berechtigte Personen
    • Möglichkeit, unseren Archivaren eine Zugangsberechtigung zu geben

    Gesonderte Gruppierung für Ihre ständig zugänglichen Archive:

    • Vertraulichkeit: Anonyme Kartons und zufällige Position auf den Regalen
    • Lieferung auf Anforderung oder Konsultation in unseren Räumen
    • Hochgesicherte Räume, zu denen der Zugang streng auf das Personal von Harsch beschränkt ist

    Lagerbereich für Computerzubehör :

    • Optimale Lagerbedingungen dank permanenter Kontrolle der Luftfeuchte per Sonden
    • Möglichkeit zur regelmässigen Rotation Ihrer Backups
  • Digitale Überwachung

    Alle uns anvertrauten Archive werden dank einer Datenbank überwacht. Jede Einheit erhält einen einzigartigen Barcode, und alle Bewegungen werden in Echtzeit in einer Aktivitätshistorie aufgezeichnet. Sie können so jederzeit wissen, wo sich Ihre Dokumente genau befinden, aber Sie können auch überprüfen, wer sie zu welchem Zeitpunkt eingesehen hat.

Online-Archivmanagement

Harsch stellt Ihnen eins der leistungsfähigsten Online-Verwaltungssysteme des Marktes zur Verfügung: «MyRecords». Es ist unter der Rubrik «Kundenbereich» zugänglich und erleichtert und sichert den Zugriff auf Ihre Archive dank vertraulicher persönlicher Zugangsdaten.

Seine sehr intuitive Benutzeroberfläche erlaubt eine rasche Handhabung :

    • Eine vereinfachte Suchleiste: Geben Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen ein, das Programm übernimmt die Suche in den entsprechenden Archiven Ihres Bestands
    • Thematische Vignetten: Lieferungen, Übernahmen, Vernichtung … Bestellen Sie mit einem Klick alle Dienstleistungen, die Sie brauchen
    • Zugang zu den digitalen Archiven: Lassen Sie Ihre digitalisierten Dokumente direkt aus dem Bestand anzeigen (siehe Digitalisierung auf Anforderung)
    • Tools zur Verwaltung Ihres Kontos: Rechnungen, Lohnscheine, Bestände … alle Details Ihres Archivierungsvertrags auf einen Klick

    Sie sind ein Standardnutzer oder ein Administrator, ganz gleich: das Tool passt sich Ihren Bedürfnissen an und kann Ihnen sogar helfen, die Archive, die in Ihren Büros lagern, zu strukturieren.

    Zögern Sie nicht länger und kontaktieren Sie uns für eine Vorführung!

Vertrauliche Vernichtung

Nachverfolgbarkeit der Vernichtung und Einhaltung des gesetzlichen Rahmens der Schweiz. Wir vernichten auf Anforderung Ihre Dokumente, für die das Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erreicht ist. Ganz gleich, ob Sie für eine Vernichtung durch Schreddern und Recycling oder durch Verbrennen optieren, wir wenden eine gewissenhafte Methode an :

    • Festlegung der nach Ihren Anweisungen zu vernichtenden Archive
    • Genaue Auflistung, die Ihrer Bestätigung vorgelegt wird
    • Doppeltes Kontrollverfahren und Scan der zu vernichtenden Einheiten
    • Sicherer und vertraulicher Transport
    • Möglichkeit zur Verplombung des Fahrzeugs und/oder der Transportbehälter

MEHR ERFAHREN ...

Harsch übernimmt auch Büroumzüge

 

In Ergänzung zu unserem Service für Möbellagerung besuchen Sie doch unsere Abteilung Büroumzüge.

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