Prise en charge des archives
Notre équipe vient prendre en charge vos archives sur leur lieu de stockage et peut réaliser tout ou partie de la prestation : étiquetage, inventaire, conditionnement et scan des codes-barres. Vos archives sont ensuite chargées dans nos véhicules pour être transférées vers nos locaux d’entreposage.
Selon vos instructions, nous pouvons trier les archives à détruire de celles à conserver au moment de la prise en charge, garantissant ainsi un ajustement immédiat des coûts de stockage. Nous trions ensuite les archives en fonction de leur département et année d’origine afin de faciliter les futures consultations et/ou destructions.
Nous fournissons des boîtes et cartons d’archives pour assurer des conditions optimales de conservation.
Les unités d’archives reçoivent un code-barres unique qui nous permet ensuite de les localiser en tout temps dans nos dépôts et d’inscrire l’historique de leurs mouvements dans notre base de données. L’inventaire peut, selon vos préférences, être géré par vos soins ou réalisé par notre équipe d’archivistes.
Stockage sécurisé
Nous vous offrons des conditions optimales pour le stockage de vos archives, grâce à des locaux sécurisés et un suivi informatique précis. Nos solutions de stockage s’adaptent à vos besoins et vous garantissent une optimisation des coûts de stockage et une meilleure accessibilité aux archives.
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Locaux sécurisés
Présents dans les cantons de Genève et Vaud, nos locaux dédiés à l’entreposage d’archives sont idéalement situés pour desservir rapidement Genève, Lausanne, Neuchâtel et Fribourg. Tous répondent aux mêmes exigences de sécurité :
- Détection incendie et inondation
- Centrale d’alarme
- Système anti-effraction
- Surveillance 7j/7 et 24h/24 grâce à un système d’alarme relié à une société de sécurité
- Contrôle constant de l’hygrométrie grâce à un système de sondes
- Accès contrôlés et limités aux seules personnes autorisées
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Solutions de stockage sur mesure
Espace privatif, pour vos archives ultraconfidentielles :
- Toutes vos archives regroupées en une seule et même armoire
- Accès uniquement réservé aux personnes autorisées
- Possibilité de donner une autorisation d’accès à nos archivistes
Espace groupage, pour vos archives courantes :
- Confidentialité : cartons anonymes et localisation aléatoire sur les rayonnages
- Livraison sur demande ou consultation à nos locaux
- Locaux ultra-sécurisés dont l’accès est strictement limité au personnel Harsch
Zone de stockage dédiée aux supports informatiques :
- Conditions de conservation optimales grâce au contrôle permanent de l’hygrométrie par sondes
- Possibilité de rotation régulière pour vos back-ups
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Suivi informatique
Toutes les archives qui nous sont confiées sont suivies grâce à une base de données. Chaque unité reçoit un code-barres unique, et tous les mouvements s’inscrivent en temps réel dans un historique d’activité. Vous pouvez ainsi savoir en tout temps où se trouvent précisément vos documents, mais aussi vérifier qui les a consultés et à quel moment.
Gestion en ligne
Harsch met à votre disposition l’un des outils de gestion en ligne les plus performants du marché : « MyRecords ». Accessible depuis l’onglet « espace client », ce logiciel facilite et sécurise l’accès à vos archives grâce à des identifiants personnels confidentiels.
Son interface très intuitive permet une prise en main rapide :
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- Une barre de recherche simplifiée: saisissez les informations à votre disposition, le logiciel se charge de trouver les archives correspondantes dans votre inventaire
- Des vignettes thématiques: livraisons, prises en charge, destruction… Commandez en un clic tous les services dont vous avez besoin
- Un accès aux archives numérisées : visualisez vos documents numérisés directement depuis l’inventaire (voir Numérisation à la demande)
- Des outils de gestion de votre compte : factures, bons de travail, stocks… tous les détails de votre contrat d’archivage en un clic.
Que vous soyez un utilisateur standard ou un administrateur, l’outil s’adapte à vos besoins et peut même vous permettre de structurer les archives en stock dans vos bureaux.
N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration !
Destruction confidentielle
Traçabilité de la destruction et respect du cadre réglementaire suisse. Nous détruisons sur demande vos documents arrivés à l’issue de leur durée légale de conservation. Que vous optiez pour une destruction par broyage-recyclage ou par incinération, nous suivons une méthodologie rigoureuse :
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- Identification des archives à détruire selon vos indications
- Etablissement d’un listing précis soumis à votre validation
- Méthode de double pointage et scan des unités à détruire
- Transport sécurisé et confidentiel
- Possibilité de plomber le véhicule et/ou les bacs de transport