« En externalisant vos archives, vous économisez du temps et de l’argent »

Gestion d’archives

Notre service spécialisé dans l’archivage de documents met à votre disposition des professionnels afin de vous accompagner dans la gestion de vos archives. Plus qu’un espace de stockage, nous vous proposons une véritable stratégie de documentaire, gage d’efficacité et de respect des réglementations pour votre organisation.

Nous sommes membre de l’association internationale PRISM (Professional Records and Information Services Management), qui regroupent des sociétés spécialisées dans la gestion d’archives dans le monde entier. Grâce à ce réseau de partenaires, nous pouvons répondre à des appels d’offre mondiaux et ainsi vous apporter des solutions globales.

Notre objectif : fournir des services tout au long de la durée de vie de vos documents, de leur création à leur destruction finale. En fonction de vos besoins, nous vous proposerons une offre personnalisée regroupant uniquement les services utiles pour vous.

Prise en charge des archives

Notre équipe vient prendre en charge vos archives sur leur lieu de stockage et peut réaliser tout ou partie de la prestation : étiquetage, inventaire, conditionnement et scan des codes-barres. Vos archives sont ensuite chargées dans nos véhicules pour être transférées vers nos locaux d’entreposage.

  • Tri

Selon vos instructions, nous pouvons trier les archives à détruire de celles à conserver au moment de la prise en charge, garantissant ainsi un ajustement immédiat des coûts de stockage. Nous trions ensuite les archives en fonction de leur département et année d’origine afin de faciliter les futures consultations et/ou destructions.

  • Conditionnement

Nous fournissons des boîtes et cartons d’archives pour assurer des conditions optimales de conservation.

  • Étiquetage et Inventaire

Les unités d’archives reçoivent un code-barres unique qui nous permet ensuite de les localiser en tout temps dans nos dépôts et d’inscrire l’historique de leurs mouvements dans notre base de données. L’inventaire peut, selon vos préférences, être géré par vos soins ou réalisé par notre équipe d’archivistes.

Stockage sécurisé

Nous vous offrons des conditions optimales pour le stockage de vos archives, grâce à des locaux sécurisés et un suivi informatique précis. Nos solutions de stockage s’adaptent à vos besoins et vous garantissent une optimisation des coûts de stockage et une meilleure accessibilité aux archives.

  • Locaux sécurisés

    Présents dans les cantons de Genève et Vaud, nos locaux dédiés à l’entreposage d’archives sont idéalement situés pour desservir rapidement Genève, Lausanne, Neuchâtel et Fribourg. Tous répondent aux mêmes exigences de sécurité :

    • Détection incendie et inondation
    • Centrale d’alarme
    • Système anti-effraction
    • Surveillance 7j/7 et 24h/24 grâce à un système d’alarme relié à une société de sécurité
    • Contrôle constant de l’hygrométrie grâce à un système de sondes
    • Accès contrôlés et limités aux seules personnes autorisées
  • Solutions de stockage sur mesure

    Espace privatif, pour vos archives ultraconfidentielles :

    • Toutes vos archives regroupées en une seule et même armoire
    • Accès uniquement réservé aux personnes autorisées
    • Possibilité de donner une autorisation d’accès à nos archivistes

    Espace groupage, pour vos archives courantes :

    • Confidentialité : cartons anonymes et localisation aléatoire sur les rayonnages
    • Livraison sur demande ou consultation à nos locaux
    • Locaux ultra-sécurisés dont l’accès est strictement limité au personnel Harsch

    Zone de stockage dédiée aux supports informatiques :

    • Conditions de conservation optimales grâce au contrôle permanent de l’hygrométrie par sondes
    • Possibilité de rotation régulière pour vos back-ups
  • Suivi informatique

    Toutes les archives qui nous sont confiées sont suivies grâce à une base de données. Chaque unité reçoit un code-barres unique, et tous les mouvements s’inscrivent en temps réel dans un historique d’activité. Vous pouvez ainsi savoir en tout temps où se trouvent précisément vos documents, mais aussi vérifier qui les a consultés et à quel moment.

Gestion en ligne

Harsch met à votre disposition l’un des outils de gestion en ligne les plus performants du marché : « MyRecords ». Accessible depuis l’onglet « espace client », ce logiciel facilite et sécurise l’accès à vos archives grâce à des identifiants personnels confidentiels.

Son interface très intuitive permet une prise en main rapide :

    • Une barre de recherche simplifiée: saisissez les informations à votre disposition, le logiciel se charge de trouver les archives correspondantes dans votre inventaire
    • Des vignettes thématiques: livraisons, prises en charge, destruction… Commandez en un clic tous les services dont vous avez besoin
    • Un accès aux archives numérisées : visualisez vos documents numérisés directement depuis l’inventaire (voir Numérisation à la demande)
    • Des outils de gestion de votre compte : factures, bons de travail, stocks… tous les détails de votre contrat d’archivage en un clic.

    Que vous soyez un utilisateur standard ou un administrateur, l’outil s’adapte à vos besoins et peut même vous permettre de structurer les archives en stock dans vos bureaux.

    N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration !

Destruction confidentielle

Traçabilité de la destruction et respect du cadre réglementaire suisse. Nous détruisons sur demande vos documents arrivés à l’issue de leur durée légale de conservation. Que vous optiez pour une destruction par broyage-recyclage ou par incinération, nous suivons une méthodologie rigoureuse :

    • Identification des archives à détruire selon vos indications
    • Etablissement d’un listing précis soumis à votre validation
    • Méthode de double pointage et scan des unités à détruire
    • Transport sécurisé et confidentiel
    • Possibilité de plomber le véhicule et/ou les bacs de transport

Pour aller plus loin...

Harsch, c’est aussi le déménagement de bureaux

 

En complément à la gestion de vos archives, venez visiter notre service déménagement de bureaux.

DÉMÉNAGEMENT DE BUREAUX

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