DMS / ECM

Sind Sie es Leid, Zeit für die Suche von Informationen zu verschwenden? Müssen Sie einen sicheren Fernzugriff auf Ihre Dokumente gewährleisten und zugleich Betriebskosten einsparen? Dann ist Youdoc Ihr Ding!

Was ist ein DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) wird zum digitalen Erfassen, Verschlagworten, Ordnen, Durchsuchen, Verteilen und Verwahren von Geschäftsunterlagen in elektronischer Form eingesetzt. Mit seiner Hilfe können bestimmte Prozesse papierlos bearbeitet, Workflows automatisiert und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden. Des Weiteren erleichtert ein DMS die Erfüllung von Rechtsvorschriften, wie dem DSG/der DSGVO, da es Werkzeuge für die Datenverwaltung und Datenrückverfolgbarkeit bereitstellt.

DMS / ECM

Youdoc optimiert Ihr Dokumentenmanagement und erlaubt durch die Automatisierung und Steuerung der Geschäftsprozesse ein besseres Risikomanagement. Erhältlich als Standalone-Version oder in Ihr IT-System integriert, als SaaS oder selbst installiert, auf PCs oder Tablets: Youdoc macht Anwendern und Fachbereichen das Leben leichter und garantiert die Zugänglichkeit, Sicherheit, Leistung und Ordnungsmäßigkeit der Daten.

Angebunden an zahlreiche marktgängige ERP-Systeme und kaufmännische Softwarelösungen kann Youdoc Ihren betrieblichen Bedürfnissen entsprechend konfiguriert werden, und Ihre Dokumente lassen sich unternehmensweit und sicher gemeinsam nutzen. Als dokumentarisches Rückgrat Ihrer Organisation verbessert Youdoc Ihre Produktivität und ermöglicht ein besseres Risikomanagement durch die Automatisierung und Steuerung der Geschäftsprozesse. Die verschiedenen Youdoc-Module decken den gesamten Lebenszyklus der Dokumente ab und können auf Nachfrage aktiviert werden:

Youdoc Acquisition erfasst, digitalisiert, analysiert und prüft Ihre Daten.
Youdoc Gestion verwaltet Ihre Dokumentenbasis zentral an einem sicheren Ort, wobei sie deren Rückverfolgbarkeit und Bearbeitung sicherstellt (Arbeiten im Team, Versionsverwaltung, elektronische Signatur etc.).
Youdoc Circulation veröffentlicht Ihre Dokumente, gibt sie weiter und automatisiert Ihre Content-Management-Prozesse (Workflows).

Komplett

Modular

Agil

Warum Youdoc wählen?

Die in der Schweiz entwickelte und gehostete DMS-Software Youdoc ist eine sichere Lösung, mit der Sie Ihre elektronischen Dokumente bestens betreuen und bis ins tiefste Detail betrachten können.

Einfache Einbindung in Ihr IT-System

Anbindung an zahlreiche marktgängige ERP-Systeme und kaufmännische Softwarelösungen (Sage, SAP, Cegid, Microsoft Dynamics, IKOS, …)
Betriebs- und anwendungsspezifisch konfigurierbare Einstellungen
An Ihr Geschäft oder Ihre Branche angepasste Klassenstruktur
Umfangreicher API- und Webservice-Katalog zur geeigneten Einbindung in Ihr IT-System

Verlässliche und innovative Technologien

Automatische und schnelle Inhaltserkennung
Reaktionszeit praktisch gleich Null
Zuverlässig auch bei Verarbeitung einer großen Menge an Dokumenten
Volltext-Erschließung der gesamten Dokumente

Rechtskonformität

Zeitplan für die Verwahrung und das „Recht auf Vergessenwerden“
Originalgetreue Kopie: Prüfung des Dokuments auf Vollständigkeit
Ereignisprotokoll (mit Blockchain-Technologie für die Garantie der Authentizität)
Erweiterte Signatur der Dokumente

Für die tägliche Nutzung erdachte Lösung

100%-ige Webschnittstelle, Multi-Device
Intuitive Dokumentensuche (Volltextsuche)
Auswahlkriterium und dynamische Filter zur verfeinerten Suche

Sicherheit und Rückverfolgbarkeit ihrer Dokumente

Feinsteuerung der Benutzerrechte
Einbindung in das IT-System gemäß Ihren Datenschutzrichtlinien
Nachvollziehbarkeit der Anwenderaktionen an den Dokumenten

Beständigkeit und Zuverlässigkeit eines Spezialisten für elektronische Verwaltung

Die Unternehmensgruppe T2i, welche die Youdoc-Software anbietet, ist seit mehr als 35 Jahren in der Branche der Dematerialisierung vertreten.
Da die Softwarelösung in der Schweiz entwickelt wird, erhalten Sie Beratung und Unterstützung von Softwareingenieuren und Systemintegratoren zugleich.

Ergonomisches und intuitives Werkzeug

Komfortabel in der Bedienung, sowohl in Bezug auf Schnelligkeit als auch auf die Möglichkeiten des Zugriffs
Eine intelligente, ergonomische und mobile Lösung, so gestaltet, dass sie von Ihren Anwendern leicht zu handhaben ist.

Übersicht der Funktionen

Dématerialisation globale