À quoi servent les archives ?
Finalement, c’est vrai. On parle toujours de leur stockage, de leur gestion, de leur importance, mais à quoi servent-elles ? Julie Lemoine est à la tête de notre département Archives et elle nous en dit plus .
Les archives accompagnent l’activité de l’entreprise en permettant de capitaliser sur le travail accompli. En facilitant leur diffusion et leur consultation, on peut simplifier le processus de vente, améliorer la réactivité du service client, améliorer les processus internes et assurer la traçabilité des actions menées.
Leur gestion structurée permet de retrouver rapidement un document face à une demande interne ou externe afin d’assurer la pérennité de l’entreprise en facilitant la prise de décision. En cas de sinistre elles assurent aussi la mémoire de l’entreprise et facilitent la reprise rapide d’activité.
Petit glossaire de l’archivage
Voici quelques termes souvent utilisés dans le monde de l’archivage :
Archivage physique : Conservation sécurisée, gestion et destruction d’archives physiques.
Archivage numérique : ensemble des actions d’archivage visant des documents numériques, que ceux-ci soient nativement numérique ou non. Soit : indexation, versements, classement, conservation, restitution, destruction.
Dématérialisation : remplacement de supports d’information physique (le plus souvent du papier) par des supports numériques. Exemple : numérisation de documents papiers.
- Peut répondre à différents types de besoins.
- Peut être suivi ou non de la destruction des originaux papiers.
- Suppose dans tous les cas un système informatique permettant ensuite de conserver, consulter et gérer ces copies numériques.
Dans tous les cas face à un document numérique, il faudra mettre en place des outils et processus permettant de suivre le document de sa conception à son archivage, jusqu’à sa destruction finale.
GED : désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
Métadonnées : carte d’identité du document numérique. Données d’indexations telles que le titre et l’auteur, mais aussi outil d’authentification, par exemple en cas de système de signature électronique. Ce sont ces métadonnées qui conditionneront le succès du projet de dématérialisation car elles fourniront la porte d’entrée vers les archives numériques.
Exemples de cas concrets
Voici 3 exemples qui démontrent bien que selon le type de société la gestion des archives doit s’adapter. Le workflow sera alors différent :
Cas n°1.
Nous sommes dans une société créée en 1960 qui de par ses procédures génère du papier. Il est donc nécessaire d’avoir ou de mettre en place une gestion de ces archives physiques. En revanche, une numérisation de masse des documents existants ne ferait pas sens car ça ne correspondrait pas à la culture actuelle de l’entreprise.
Cependant s’il y a une réelle volonté de dématérialisation, il serait nécessaire de mettre en place une gestion de projet débutant par une étude abordant les points différents points :
- Procédures existantes et rôle du papier
- Bonnes pratiques du secteur économique et cadre réglementaire
- Besoins informatiques pour dématérialiser
- Conduite du changement
En fonction de cette étude, l’entreprise pourra déterminer les procédures à dématérialiser et celle à conserver inchangées, ainsi que le mode de conservation des originaux.
Les archives existantes physiques pourront être totalement ou en partie numérisée, ou rester au format papier, en fonction des procédures concernées par la dématérialisation.
Cas n°2
Concerne une société fondée en 1880 qui désire lancer un projet de mise en valeur de son patrimoine. Ces archives attestant de l’histoire de l’entreprise seraient valorisées en les exposants au siège de l’entreprise ou lors d’évènements. Le projet de numérisation de ce fond documentaire faciliterait la diffusion. En revanche, il serait important d’étudier les besoins en termes de résolution de l’image et les précautions à prendre dans la manipulation des ouvrages anciens. Il serait notamment nécessaire d’avoir des conditions de stockage optimales du fait d’une conservation sans date de fin des documents patrimoniaux et ceci afin d’éviter les détériorations.
Cas n°3
Société fondée en 2016, avec une activité croissante dans le secteur pharmaceutique. L’activité de cette société génère beaucoup de documents avec une réglementation très stricte obligeant la conservation de certains documents sous format papier. Il est important d’avoir gestion rigoureuse de ces documents car ils sont souvent consultés lors d’audits, de contrôles internes et également de par les risques judiciaires.
Le workflow interne nécessite la circulation de l’information ainsi que la tenue de registres de modifications au cours du cycle de vie des produits.
Dans ce cas, il y aurait un réel intérêt à mettre en place un logiciel de gestion interne des documents, qui pourra être lié à celui permettant ensuite de gérer les archives. Il est important pour cette entreprise d’avoir une bonne traçabilité des mouvements de documents et des actions survenues sur les références.
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